Att ha en konferens vid havet är ett härligt sätt att öka teamkänslan hos personalen. Genom att åka iväg till en avkopplande miljö där vardagen är långt borta blir det lättare för deltagarna att fokusera.
Börja planera i god tid
För att en konferens ska bli lyckad gäller det att planera noggrant och boka konferensanläggning i god tid innan konferensen. Först och främst behöver ni hitta datum som fungerar och boka konferensanläggningen då. Nästa steg är att informera hela företaget om vilka dagar konferensen är planerad. Helst bör informationen gå ut till medarbetarna flera månader i förväg. Det gäller särskilt om konferensen innebär övernattning.
Bra teknik viktig
Vid en konferens är det viktigt att tekniken fungerar bra. Både ljud och bild behöver fungera så att alla deltagare hör och ser även om det är en stor lokal. Se till att den som ansvarar för konferensen i god tid kollar upp vilken teknisk utrustning som finns på anläggningen och vad som behöver tas med. Glöm inte att testa utrustningen innan konferensen börjar så att ni slipper lägga onödig tid på strulande teknik. Det brukar fungera att använda en bärbar dator som kopplas till en projektor som finns på konferensanläggningen. Om ni behöver köpa in teknisk utrustning för att planera och genomföra konferensen går det att hitta hos mResell. Där hittar du alltifrån bärbara datorer till imac av hög kvalitet till bra priser.
Informera deltagarna om praktiska detaljer
För att alla deltagare ska känna sig välkomna och ha koll behöver tydlig information skickas till alla som ska vara med. Skicka mejl med praktiska detaljer om vilka kläder som behövs och hur transporten till och från konferensanläggningen går till. Ett tips är att göra en packlista med nödvändiga saker som deltagarna kommer att behöva. Vad som ska vara med på listan beror på aktiviteterna. Ska det vara utomhusaktiviteter är det viktigt att få med promenadvänliga skor och ytterkläder som passar för årstiden.
Innehållet avgörande för lyckad konferens
Även om miljön och konferensanläggningens kvalitet har stor betydelse för hur lyckad konferensen kommer att bli är innehållet avgörande. Med ett bra schema och givande föreläsningar och aktiviteter kommer deltagarna att trivas på konferensen. Glöm inte att lägga in pauser som ger möjlighet till avkoppling och mingel. Under pauser ges deltagarna möjlighet att lära känna varandra bättre. Något som är extra viktigt på ett större företag med flera avdelningar.
Konferensen är ett utmärkt tillfälle för att öka motivation och arbetsglädje hos de anställda. Ett tips för att åstadkomma detta är att boka en inspiratör till konferensen. Det finns många professionella inspirationsföreläsare som är proffs på att höja energinivån på konferenser. Fundera på vilket tema som skulle passa bäst för just ert företag. Tänk på att de mest populära föreläsarna måste bokas lång tid innan konferensen.